Willkommen zur Anleitung für die PestScan App!

Diese App wurde speziell entwickelt, um die Arbeit von Servicetechnikern effizienter und präziser zu gestalten. Sie unterstützt Sie dabei, alle wichtigen Aufgaben – von der Dokumentation von Kontrollpunkten über die Materialerfassung bis hin zur Erstellung von Berichten – direkt vor Ort zu erledigen.

In dieser Anleitung finden Sie Schritt-für-Schritt-Erklärungen zu den wichtigsten Funktionen der App, hilfreiche Tipps für die Nutzung sowie Informationen zu den verfügbaren Einstellungen. Ziel ist es, Ihnen eine klare und verständliche Übersicht zu bieten, damit Sie die App optimal in Ihrem Arbeitsalltag einsetzen können.

Egal, ob Sie die App zum ersten Mal nutzen oder bereits Erfahrung damit haben – diese Anleitung hilft Ihnen, alle Funktionen voll auszuschöpfen. Sollten dennoch Fragen auftreten, steht Ihnen unser Kundenservice gerne zur Verfügung.

Erste Schritte

Mitarbeiter als Techniker anlegen

Um die PestScan-App zu nutzen, muss zunächst ein Mitarbeiter in der Bürosoftware angelegt und mit den Rechten als Techniker ausgestattet werden.

1. Technikerrechte vergeben
   Öffnen Sie die Bürosoftware und navigieren Sie zu den Mitarbeitereinstellungen. Dort können Sie die Rechte für den entsprechenden Mitarbeiter aktivieren, sodass er die App verwenden kann.

2. Lizenzierung überprüfen
   Abhängig von Ihrer aktuellen Lizenz sind entweder ein oder zwei Techniker für die Nutzung der App freigeschaltet. Falls Sie weitere Techniker hinzufügen möchten, ist dies gegen eine monatliche Gebühr möglich.

Hinweis: Wenden Sie sich an unseren Kundenservice oder Vertrieb, um zusätzliche Technikerlizenzen zu aktivieren.

Installation und Anmeldung

Die PestScan-App ist im Google Play Store und im Apple App Store unter dem Namen PestScan Pest Control verfügbar und kann dort heruntergeladen werden.

Öffnen Sie anschließend die App und melden Sie sich mit Ihrem Kundencode, Benutzernamen und Passwort an.

Startbildschirm

Übersicht der Funktionen

Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, gelangen Sie zum Startbildschirm der PestScan-App.

Hier sehen Sie die wichtigsten Funktionen, die Ihnen zur Verfügung stehen:

• Synchronisieren: Über diese Schaltfläche können Sie Ihre Daten mit der Bürosoftware synchronisieren.
• Kalender: Hier erhalten Sie einen Überblick über Ihre geplanten Termine und Arbeitsaufträge.
• Kunden: Hier können Sie bestehende Kunden suchen, neue Kunden & Standorte anlegen und Arbeitsaufträge erstellen.
• Arbeitsaufträge: Unter diesem Punkt finden Sie Ihre aktuellen Arbeitsaufträge, die Sie durchführen und dokumentieren können.
• Jobs: Die Job-Funktion eignet sich besonders für akute Schädlingsbekämpfungs-maßnahmen bzw. Kunden, die nur einmal besucht werden.
• Zeiterfassung: Im Bereich Zeiterfassung können Sie Reisezeiten und Pausenzeiten erfassen und dokumentieren.
• Einstellungen: Hier können Sie verschiedene Einstellungen in der App vornehmen, die Ihre Arbeitsweise und die Anzeige beeinflussen.
  Hinweis: Manche Einstellungen, wie z.B. ob der Techniker auch unterschreiben muss, müssen in der Bürosoftware konfiguriert werden.
• Abmelden: Über diese Option können Sie sich aus der App abmelden.

Synchronisation der Daten

Die App synchronisiert Daten nicht automatisch. Der Techniker muss manuell auf die Schaltfläche Synchronisieren klicken, um die aktuellen Arbeitsaufträge aus der Bürosoftware zu laden und abgeschlossene Aufträge, die im Offline-Modus erstellt wurden, an die Bürosoftware zu übermitteln.

Wir empfehlen, dass der Techniker jeden Morgen als erstes die Synchronisation durchführt, um sicherzustellen, dass alle ihm zugewiesenen Arbeitsaufträge in der App verfügbar sind. Sollte im Laufe des Tages ein weiterer Arbeitsauftrag in der Bürosoftware geplant werden, erhält der Techniker eine Benachrichtigung in der App. Dennoch muss die Synchronisation manuell durchgeführt werden, um die neuen Daten zu laden.

Kalender

Im Kalender erhalten Sie eine übersichtliche Darstellung aller geplanten Arbeitsaufträge und Termine. Diese können Sie sich wahlweise in einer Wochenansicht oder Tagesansicht anzeigen lassen.

Auf einen Blick sehen Sie die Uhrzeit, den Kundennamen sowie anhand von zwei farbigen, runden Symbolen den Besuchstyp und den Alarmstatus. Durch Anklicken eines Termins gelangen Sie direkt zum entsprechenden Arbeitsauftrag und können dort weitere Details einsehen und mit der Dokumentation beginnen.

Kunden

Im Bereich Kunden können Sie gezielt nach bestehenden Kunden und deren Standorten suchen oder über die Schaltfläche Neu oben rechts einen neuen Kunden anlegen.

Nachdem Sie einen Kunden oder Standort ausgewählt haben, haben Sie die Möglichkeit, weitere Standorte hinzuzufügen.

Darüber hinaus können Sie entweder direkt am jeweiligen Standort einen neuen Arbeitsauftrag planen oder allgemeine Informationen zum Kunden einsehen.

Arbeitsaufträge

Unter Arbeitsaufträge erhalten Sie eine Liste aller Ihrer aktuellen Aufträge. Wenn Sie unten auf Abholen erweitert klicken, können Sie zusätzlich ältere oder zukünftige, offene Arbeitsaufträge abrufen.

Durch Anklicken eines Datums werden Ihnen alle Arbeitsaufträge für diesen Tag angezeigt. Wenn Sie anschließend auf einen bestimmten Arbeitsauftrag klicken, öffnet sich dieser und zeigt alle relevanten Schaltflächen. So können Sie direkt mit dem Arbeitsauftrag und der Dokumentation beginnen.

Arbeitsauftrag durchführen

Arbeitsauftrag aktualisieren

Wenn Sie zu Beginn nicht synchronisiert haben, können Sie hier den Arbeitsauftrag manuell aktualisieren, um sicherzustellen, dass auch nachträgliche oder spontane Änderungen angezeigt werden.

Einzelheiten

In diesem Bereich finden Sie die Details zum aktuellen Arbeitsauftrag. Durch Klicken auf die Schaltfläche Google Maps können Sie direkt zu Google Maps weitergeleitet werden, um sich die Route zum Kundenstandort anzeigen zu lassen.

Kunde

Unter Kunde erhalten Sie allgemeine Informationen zum jeweiligen Kunden. Im unteren Bereich unter Besuche haben Sie zudem die Möglichkeit, sich die Zusammenfassungen der bisherigen Arbeitsaufträge anzusehen.

Kontrollpunkte

Im Bereich Kontrollpunkte erhalten Sie eine Übersicht über alle Kontrollpunkte des Standorts.

• Scannen
  Mit der Schaltfläche Scannen (oben links) können Sie Barcodes oder QR-Codes scannen, die einem Kontrollpunkt zugeordnet sind. Nach einem erfolgreichen Scan werden die Details des entsprechenden Kontrollpunkts angezeigt.
• Neue Kontrollpunkte erstellen
  Über die Schaltfläche Neu können Sie zusätzliche Kontrollpunkte anlegen.
• Ansicht filtern
  Unter Alles/Nicht besucht haben Sie die Möglichkeit, die Anzeige anzupassen. Sie können sich entweder alle Kontrollpunkte oder nur jene anzeigen lassen, die noch nicht besucht wurden.
• Kategorien anzeigen
  Unterhalb dieser Filter finden Sie die Kategorien der Kontrollpunkte. Durch Anklicken einer Kategorie öffnet sich die Liste der darin enthaltenen Kontrollpunkte.
• Schnelle Dokumentation
  Am unteren Ende finden Sie die Schaltflächen Alles auf 0 einstellen und Alles auf 0 einstellen (aktuelle Kategorie). Mit diesen können Sie schnell und einfach alle Fallen, die keinen Befall aufweisen, dokumentieren, ohne jeden Kontrollpunkt einzeln bearbeiten zu müssen.
• Details eines Kontrollpunkts
  Durch Anklicken eines Kontrollpunkts gelangen Sie zu dessen Detailansicht. Hier können Sie Beobachtungen, Materialverbrauch, Empfehlungen und weitere Informationen dokumentieren. Über die Option Bearbeiten oder Löschen können Sie den Kontrollpunkt anpassen oder entfernen.

Hinweis zum Workflow: Kontrollpunkte, die in der Bürosoftware erstellt werden, können mit der Funktion Tox->Non-Tox konfiguriert und mit Materialien hinterlegt werden. In der App können Sie dann unter Akute Toxizität den Schalter umlegen, um den Materialwechsel automatisch zu dokumentieren.

Empfehlungen

Im Bereich Empfehlungen wird Ihnen eine Liste der bereits erstellten Empfehlungen und Maßnahmen angezeigt.

• Neue Empfehlung erstellen
  Um eine neue Empfehlung zu dokumentieren, klicken Sie auf Neu. Sie können folgende Details festlegen:
  • Raum: Geben Sie an, in welchem Raum die Empfehlung gilt.
  • Kategorie: Wählen Sie eine passende Kategorie für die Empfehlung.
  • Verantwortlicher: Bestimmen Sie, wer für die Umsetzung der Empfehlung zuständig ist.
  • Priorität: Ordnen Sie der Empfehlung eine Dringlichkeitsstufe zu.
  • Foto hinzufügen: Fügen Sie ganz unten Ihrer Empfehlung ein Foto hinzu. Dazu können Sie direkt vor Ort ein Foto machen oder aus Ihrer Mediathek ein Foto auswählen.
• Empfehlung bearbeiten
  Nach dem Erstellen einer Empfehlung können Sie diese jederzeit öffnen und bearbeiten. Über die Option Grundriss wählen können Sie die Empfehlung direkt auf einem Grundriss platzieren. Dies bietet den Vorteil, dass die Empfehlung für den Techniker auf dem Grundriss als visueller Kontrollpunkt angezeigt wird – eine besonders praktische Funktion bei der Arbeit mit Grundrissen.
• Empfehlungen beim Folgebesuch
  Bei einem Folgebesuch kann der Techniker die bestehende Empfehlung öffnen, sich die Situation vor Ort ansehen und den Status aktualisieren. Dabei dokumentiert er, ob der Verantwortliche die Empfehlung umgesetzt hat, oder passt die Empfehlung bei Bedarf an.

Diese Funktionen sorgen für eine lückenlose Nachverfolgung und erleichtern die Zusammenarbeit zwischen den Verantwortlichen und den Technikern.

Grundrisse

Im Bereich Grundrisse finden Sie eine Übersicht aller Grundrisse des Standorts.

• Neuen Grundriss hinzufügen
  Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Grundriss hinzuzufügen. Geben Sie einen Namen ein und fügen Sie ein Foto hinzu, indem Sie entweder ein neues Foto aufnehmen oder ein vorhandenes Bild aus Ihrer Mediathek auswählen.
• Grundriss öffnen und anzeigen
  Wählen Sie einen Grundriss aus der Liste aus und klicken Sie auf Öffnen, um ihn anzuzeigen.

• Kontrollpunkte auf dem Grundriss platzieren
  Um Kontrollpunkte auf dem Grundriss zu platzieren, die Sie zuvor erstellt haben:
  1. Klicken Sie oben auf Platzieren.
  2. Wählen Sie den gewünschten Kontrollpunkt aus. Dieser wird in der Mitte des Grundrisses angezeigt.
  3. Ziehen Sie den Kontrollpunkt an die gewünschte Stelle und wiederholen Sie den Vorgang für weitere Kontrollpunkte.
• Neue Kontrollpunkte erstellen
  Über die Schaltfläche Neu oben rechts können Sie direkt im Grundriss neue Kontrollpunkte anlegen.
• Kontrollpunkte bearbeiten oder löschen
  Klicken Sie auf einen platzierten Kontrollpunkt und wählen Sie oben die Option Bearbeiten, um Änderungen vorzunehmen.
• Barcode oder QR-Code scannen
  Mit der Funktion Scannen können Sie den Barcode oder QR-Code eines Kontrollpunkts erfassen, um direkt zu dessen Details zu gelangen.
  Hinweis: Bitte achten Sie darauf, dass Barcodes bei dem jeweiligen Kunden aktiviert sind.
• Bedeutung der Kontrollpunkt-Symbole
  • Kontrollpunkte mit einem Ausrufezeichen weisen darauf hin, dass dort ein Befall dokumentiert wurde.
  • Kontrollpunkte werden nach der Bearbeitung grau angezeigt, sodass der Techniker weiß, welche Punkte bereits abgearbeitet wurden.
• Verschieben von Kontrollpunkten sperren/entsperren
  Über den Schalter Bloc. können Sie festlegen, ob Kontrollpunkte verschoben werden dürfen. Diese Funktion dient als Schutz, um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden.

Hinweis: Die Abkürzungen, Formen und Farben der Kontrollpunkte können in der Bürosoftware individuell angepasst werden.

Workflow-Hinweis: Der Techniker kann den Besuch vor Ort nahezu vollständig über den Grundriss durchführen. Von hier aus lässt sich die gesamte Begehung der Kontrollpunkte steuern. Alternativ kann er auch mit der Kontrollpunkt-Liste arbeiten, je nach persönlicher Präferenz.

Fotos

Im Bereich Fotos können Sie zusätzliche Bilder zum Arbeitsauftrag hinzufügen. Dabei haben Sie die Wahl, entweder ein vorhandenes Foto aus Ihrer Mediathek auszuwählen oder direkt ein neues Foto aufzunehmen. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, visuelle Dokumentationen für den Auftrag schnell und einfach zu erstellen.

Materialverbrauch

Im Bereich Materialverbrauch können Sie zusätzlichen Materialverbrauch für den Arbeitsauftrag dokumentieren.

Wählen Sie zunächst die gewünschte Kategorie aus und passen Sie anschließend den Verbrauch an, indem Sie bei dem jeweiligen Material auf die + oder – Schaltfläche klicken. So können Sie den Materialeinsatz schnell und präzise erfassen.

Fragenliste

Die Funktion Fragenliste ermöglicht es Ihnen, standardisierte Fragen und Checklisten zu bearbeiten. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen in der Bürosoftware zuvor Fragen und Fragenlisten erstellt werden. Dies ist besonders hilfreich für Risiko- und Gefahrenanalysen sowie bei Dokumentationen, bei denen regelmäßig die gleichen Fragen beantwortet oder bestimmte Punkte überprüft werden müssen.

Wählen Sie eine Fragenliste aus, um sie zu öffnen. Die Liste wird ausgeklappt, und Sie können die einzelnen Fragen direkt beantworten.

Nachdem Sie alle Fragen beantwortet haben, klicken Sie bitte oben rechts auf Speichern, um Ihre Eingaben zu sichern.

Historie

Im Bereich Historie erhalten Sie eine Übersicht über vergangene Besuche und die dabei dokumentierten Beobachtungen an den Kontrollpunkten. Für ausführlichere Informationen können Sie auf das Feld mit dem Ausrufezeichen klicken. Dort werden Ihnen detaillierte Angaben zu den jeweiligen Beobachtungen angezeigt.

Reisezeit

Durch die Schaltfläche Reisezeit können Sie die benötigte Reisezeit für einen Arbeitsauftrag dokumentieren. Diese Informationen werden gespeichert und können später in der Bürosoftware unter Auswertungen eingesehen und analysiert werden.

Ende

Nachdem Sie alle Kontrollpunkte besucht und sämtliche Dokumentation abgeschlossen haben, können Sie den Arbeitsauftrag abschließen, indem Sie auf Ende klicken.

In diesem Bereich haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Bemerkungen hinterlassen: Sie können Anmerkungen für das Büro, den Kunden oder den nächsten Besuch eingeben.
• Optionen festlegen:
  • Dokumentieren Sie, ob eine Rechnung folgt.
  • Markieren Sie, ob der Arbeitsauftrag überprüft werden muss.
  • Erstellen Sie direkt einen Termin für Folgemaßnahmen, falls erforderlich.
• Alarmstatus festlegen: Wählen Sie einen passenden Status (z. B. "Keine Probleme" oder "Kritisch"), um die Dringlichkeit des Auftrags zu kennzeichnen.
• Besuchszusammenfassung: Sie können vor Ort eine Besuchszusammenfassung erstellen und diese ausdrucken.
• Unterschriften: Sowohl der Kunde als auch Sie können den Arbeitsauftrag durch ihre Unterschrift bestätigen.

Abschließend klicken Sie oben rechts auf Absenden, um den Arbeitsbericht aus Ihrer App zu entfernen und direkt an die Bürosoftware zu übertragen.

Jobs

Unter Jobs erhalten Sie eine Liste aller Ihrer aktuellen Jobs.

Durch Anklicken eines Datums werden Ihnen alle Jobs für diesen Tag angezeigt. Wenn Sie anschließend auf einen bestimmten Job klicken, öffnet sich dieser und zeigt alle relevanten Schaltflächen. So können Sie direkt mit dem Job und der Dokumentation beginnen.

Wenn Sie oben rechts auf Neu klicken, können Sie einen neuen Job hinzufügen. Dabei ist es nicht erforderlich, einen Kunden anzulegen – Sie können den Job direkt starten und die Kontaktdaten eingeben.

Hinweis: Die Job-Funktion ist speziell für die schnelle und unkomplizierte Bearbeitung von Akutmaßnahmen konzipiert und bietet nur eingeschränkte Dokumentationsmöglichkeiten. Falls Sie eine detailliertere Dokumentation benötigen, empfehlen wir Ihnen, einen Kunden anzulegen und einen Arbeitsauftrag zu erstellen.

Unter Einzelheiten finden Sie alle relevanten Informationen zum Job.

Im Bereich Aktivitäten können Sie, ähnlich wie im Rechnungswesen, Positionen mit Menge und Preis dokumentieren.

Unter Materialverbrauch erfassen Sie das eingesetzte Material.

Um den Job abzuschließen, klicken Sie auf Ende. Hier können Sie zusätzliche Bemerkungen für den Kunden eintragen, einen Folgebesuch planen und die Unterschrift des Kunden einholen. 

Sobald Sie oben rechts auf Absenden klicken, wird der Besuchsbericht an die Bürosoftware übertragen.

Zeiterfassung

Im Bereich Zeiterfassung können Sie Reisezeiten und Pausenzeiten erfassen und dokumentieren. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, im Kommentarfeld relevante Informationen zur erfassten Zeit zu notieren.

• Zeiterfassung starten: Klicken Sie auf Anfang, um die Zeiterfassung zu starten.
• Zeiterfassung stoppen: Drücken Sie auf Stopp, um die Erfassung zu beenden. Anschließend können Sie erneut eine Reisezeit oder Pausenzeit erfassen.

Hinweis: Die Auswertung der erfassten Zeiten können Sie später in der Bürosoftware unter Auswertungen einsehen.

Einstellungen

Im Bereich Einstellungen können Sie verschiedene Funktionen der App individuell anpassen, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Optionen.

Einstellungen in der App

• Beobachtungshistorie abholen
  Aktivieren Sie diese Funktion, um die Historie von Beobachtungen bei der Synchronisation abzurufen.
• Kontrollpunkte gruppieren nach
  Wählen Sie eine Gruppierungsoption für die Darstellung der Kontrollpunkte.
• Scannertyp
  Legen Sie fest, wie Barcodes oder QR-Codes gescannt werden sollen.
• Grundrisse automatisch herunterladen
  Aktivieren Sie diese Option, um Grundrisse während der Synchronisation automatisch herunterzuladen.
• Empfehlungsbilder beim Synchronisieren herunterladen
  Laden Sie Bilder von Empfehlungen bei der Synchronisation automatisch herunter, um diese vor Ort verfügbar zu haben.
• Folgebesuche vorschlagen
  Aktivieren Sie diese Funktion, damit Ihnen automatisch Folgebesuche vorschlagen werden, wenn Beobachtungen eingegeben wurden.
• Kontrollpunkte prüfen
  Wählen Sie, ob überprüft werden soll, ob alle Kontrollpunkte inspiziert wurden.
• Kamera-Taschenlampe beim Scannen verwenden
  Aktivieren Sie diese Funktion, um die Taschenlampe der Kamera beim Scannen zu nutzen, z. B. bei schlechten Lichtverhältnissen.
• Empfehlungsbilder in der Besuchszusammenfassung anzeigen
  Zeigen Sie Bilder von Empfehlungen direkt in der Besuchszusammenfassung an.
• Warnung bei fehlenden Materialien
  Lassen Sie sich warnen, wenn keine Materialien oder Artikel eingegeben wurden.
• Beim Senden synchronisieren
  Aktivieren Sie diese Option, um die App bei der Übertragung automatisch zu synchronisieren.
• Diagnosedaten senden
  Verwenden Sie diese Funktion, um Diagnosedaten bei technischen Problemen zu übermitteln.
• Warteschlange zurücksetzen
  Setzen Sie die Synchronisationswarteschlange zurück, falls es zu Problemen kommt.
• Besuche und Zeiterfassungen entfernen
  Entfernen Sie gespeicherte Besuche oder Zeitregistrierungen aus der App.
• Weitere Informationen
  Hier finden Sie zusätzliche Hinweise zur Nutzung der App.

Mit diesen Einstellungen können Sie die App flexibel an Ihre individuellen Anforderungen und Arbeitsprozesse anpassen.

Weitere Einstellungen in der Bürosoftware

Zusätzlich zu den Einstellungen in der App können in der Bürosoftware weitere Konfigurationen vorgenommen werden, die sich direkt auf die Funktionalität der App auswirken. Dazu gehören beispielsweise individuelle Mitarbeiter-Einstellungen, mit denen Sie festlegen können, welche Berechtigungen Sie oder der Techniker in der App haben.

Beispiele für solche Einstellungen:

• Grundrisse löschen: Sie können definieren, ob Techniker die Berechtigung haben, Grundrisse zu entfernen.
• Folgemaßnahmen terminieren: Es kann festgelegt werden, ob Techniker Termine für Folgemaßnahmen direkt in der App erstellen dürfen.
• Weitere spezifische Rechte und Einschränkungen, die den Arbeitsalltag und die Nutzung der App an individuelle Anforderungen anpassen.

Diese zusätzlichen Einstellungen ermöglichen eine optimale Kontrolle und Anpassung der App an die jeweiligen Arbeitsprozesse. Wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Bürosoftware, um Änderungen an diesen Einstellungen vorzunehmen.

Kundenservice

Sollten Sie noch Fragen haben, steht Ihnen unser engagierter Kundenservice zur Verfügung. Unser Support-Team ist bereit, Ihnen bei jeglichen Anliegen zu helfen und Lösungen anzubieten, um sicherzustellen, dass Sie problemlos arbeiten können. 

E-Mail an:                        support@pestscan.freshdesk.com

Rufen Sie uns an:            +49 6323 9350526 

Ihr Feedback ist uns sehr wichtig, da es uns dabei hilft, unsere Software kontinuierlich zu verbessern. Zögern Sie nicht, uns Ihre Anregungen, Vorschläge oder Rückmeldungen mitzuteilen. 

Vielen Dank, dass Sie sich für unsere Software entschieden haben. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Nutzung von PestScan und hoffen, dass es Ihre Erwartungen erfüllt.