QuickStart

Toegang tot de webapplicatie

1. Start uw browser en typ de link (url) die u van PestScan heeft ontvangen. Deze ziet er ongeveer zo uit:
 https://logbook.pestscan.eu/ps_web/Login.aspx?EXT (De laatste drie of vier letters zijn voor iedere klant verschillend.)

2. Kies uw taal door op een van de vlaggetjes te klikken.

3. Typ uw Aanmeldnaam en Wachtwoord in de velden. 

4.   Op het beginscherm ziet u links een menu en rechts een aantal snelkoppelingen naar veel gebruikte applicaties.

Instellen systeem

Voordat er met PestScan gewerkt kan worden moet het systeem ingesteld en het bedrijf ingericht worden. 

1. Klik in het linker menu op de knop ‘Instellen systeem’.

2. Klik op ‘Lokstofsoorten’. Hier vindt u een lijst met standaard Lokstofsoorten die al voor u ingevuld zijn. U kunt deze items naar eigen behoefte aanpassen, maar u kunt ook nieuwe items aanmaken of bestaande items verwijderen.

3. Klik boven in de blauwe balk of in het linker menu op ‘Instellen systeem’ om terug te keren naar de pagina ‘Instellen systeem’.

4. Kies vervolgens ‘Plaagdiersoorten’. Hier vindt u de lijst met ongedierte die u monitort. Ook deze lijst kunt u naar behoefte aanpassen.

5. Klik weer op ‘Instellen systeem’ om terug te keren en kies ‘Controlepuntsoorten’. Hier vindt u de soorten controlepunten die u gebruikt, zoals lokdozen, lijmstrippen of vliegenlampen.

a. Open een controlepunt door helemaal rechts op de knop ‘Bewerken’ te klikken.   

b. Elk controlepunt heeft een ‘Label’ zoals bijv. voor de huismuizen HM, voor bruine rat BR enz. Dit label is uniek en verschijnt in de smartphone apps (Android en iOS) en op de plattegronden na plaatsing. 

c. Belangrijk is dat u bij ‘Controlepuntsoort’ de juiste keuze maakt. U kunt kiezen voor ‘Opgenomen hoeveelheid’ (hier moet dan een indicatie van de opgenomen hoeveelheid in % ingegeven worden) of ‘Aantal tellen’ (hier moet dan het aantal gevangen exemplaren opgegeven worden). 

d. Bij ‘Controlepuntsoortcategorie’ kan het controlepunt in een categorie ingedeeld worden. Iedere categorie krijgt zo een eigen kleur en vorm. De kleur en vorm zijn door u zelf te kiezen. Op de plattegronden zijn deze dan goed van elkaar te onderscheiden.

Om de categorieën te bewerken en nieuwe toe te voegen gaat u weer naar het menu-item ‘Controlepuntsoorten’.
Links boven naast ’Nieuw’ is er een knop: 'Categorieën controlepuntsoorten'
 Onder ‘Categorie bewerken’ kunt u categorieën verwijderen, bewerken of nieuwe aanmaken.

6. U bent nu langs de belangrijkste systeem gegevens gegaan. U kunt hier later altijd nog wijzigingen aanbrengen. We gaan nu verder met het inrichten van het bedrijf.

Houd er wel rekening mee dat deze wijzingen effect kunnen hebben op gegevens van al in het systeem ingevoerde klanten.

Inrichten bedrijf

Om uw bedrijf in te richten, klikt u in het linker menu op de knop ‘Inrichten bedrijf’.

Hier vindt u een aantal menu-items die betrekking hebben op uw bedrijf:

· Leads— Hier kunnen potentiële klanten ingevoerd worden. 

· Klanten

· Medewerkers

· Leveranciers

· Artikelen

· Documenten— alle relevante documenten van uw bedrijf kunnen hier aan PestScan gekoppeld worden.

Klanten aanmaken 

1. Om een klant aan te maken, klikt u onder ‘Inrichten bedrijf’ op het icoontje ‘Klanten’. 

2. Klik vervolgens onderaan op ’Nieuwe klant toevoegen’. 

3. Er verschijnt een venster waar u de ‘Klantnaam’ en andere gegevens kunt invullen. Sluit af door op ‘Bewaren’ te klikken.

4. U keert vanzelf terug naar het klantenoverzicht en onderaan ziet u de nieuw aangemaakte klant staan. 

5. Klik op de klantnaam. U bent nu in de Hoofdlocatie van de klant. Neem nu de tijd om alle tabbladen door te nemen.

Medewerkers toevoegen 

1. Klik in het menu ‘Inrichten bedrijf’ op het icoontje ‘Medewerker’. 

2. Kies vervolgens bovenaan op  ’Nieuw’. 

3. Er verschijnt een venster waar u de gegevens van de betreffende medewerker kunt invullen. Vergeet niet om de medewerker de juiste rollen te geven. Alleen medewerkers met technicus rechten hebben toegang tot de app. Sluit af door onderaan op ‘Bewaren’ te klikken.

Controlepunten aanmaken

1. We gaan nu enkele controlepunten aanmaken voor een klant. Kies in het linker menu ‘Inrichten bedrijf’. Daarna het icoontje ‘Klanten’ en kies de betreffende klant waar u de controlepunten aan wilt toevoegen. 

2. U kunt uw klant zoeken door bijvoorbeeld de naam van de klant in het veld ‘Zoeken op klantnaam of klantcode’ in te vullen. Als u die leeg laat en alleen op ‘Zoeken’ klikt krijgt u de volledige klantenlijst te zien.

3. Kies de klant en door op de naam te klikken.

4. Klik op het tabblad ‘Controlepunten’

5. Kies bovenaan de optie ‘Nieuw’. U kunt onder ‘Controlepuntsoort’ kiezen uit de lijst die aangemaakt is onder ‘Instellen systeem’ —> ‘Controlepuntsoorten’. Kies het gewenste controlepuntsoort, eventueel detectiesysteem ID, het gewenste bestrijdingsmiddel, etc. Het ‘Label’ nummert automatisch door, b.v. HM1, HM2 enz. De andere velden zijn optioneel, met uitzondering van het veld ‘Ruimte’. Het stelt uw klant in staat om te zien waar de controlepunten zijn geplaatst. 

6. U kunt ook in één keer een heel aantal controlepunten toevoegen. Dit doet u door in het veld ‘Aantal controlepunten’ het gewenste aantal in te vullen. Als test kunt u bijvoorbeeld 3 controlepunten voor muizen, 1 voor kakkerlakken en 1 vliegenlamp aanmaken. Kies iedere keer ‘Bewaren’ om de bewerking uit te voeren.

7. De lijst ziet er dan ongeveer zo uit:

Plattegronden toevoegen

1. We gaan nu plattegronden toevoegen aan een klant. Kies in het linker menu ‘Inrichten bedrijf’. Daarna het icoontje ‘Klanten’ en kies de betreffende klant waar u de plattegrond aan wilt toevoegen. 

2. U kunt uw klant zoeken door bijvoorbeeld de naam van de klant in het veld ‘Zoeken op klantnaam of klantcode’ in te vullen. Als u die leeg laat en alleen op ‘Zoeken’ klikt krijgt u de volledige klantenlijst te zien.

3. Kies de klant en door op de naam te klikken.

4. Klik op het tabblad ‘Plattegronden’.

5. Klik op ‘Nieuw’ en geef een naam aan de plattegrond, b.v. ‘Begane grond’. Sleep het .jpg of .png bestand van de plattegrond in het vak of klik een keer in het vak om te bladeren en zoek het bestand op uw computer. 

6. Als deze geüpload is verschijnt de nieuwe plattegrond in de lijst. Klik op het vergrootglas om de plattegrond te openen.

7. Er opent een nieuw tabblad in uw browser en u ziet daar alle ‘Controlepunten’ aan de linkerkant staan. Door met de muis op ‘Nieuw’ te klikken veranderd de muisaanwijzer in een +. Vervolgens kunt u door op de plattegrond te klikken het controlepunt op de juiste plaats plaatsen. Het is mogelijk om het controlepunt te verslepen door hem met de muis te selecteren (linker muisknop ingedrukt houden) en verslepen naar de gewenste plaats op de plattegrond. Doe dit met alle gewenste controlepunten voor deze plattegrond.

8. Klik op de knop ‘Bewaren’ bovenin en sluit het tabblad van de browser af. 

9. Als u meerdere plattegronden voor deze klant heeft ga opnieuw naar stap 3 en herhaal de handelingen.

10. Een controlepunt verwijderen van de plattegrond kunt u doen door het controlepunt te selecteren en vervolgens op de knop ‘Controlepunt verwijderen’ rechts boven te klikken. Hierbij wordt het controlepunt alleen van de plattegrond verwijderd en niet uit het systeem. Hij verschijnt dan weer links van de plattegrond om geplaats te worden. 

Mocht u terug willen naar een oudere versie van de plattegrond, dan kunt op de knop ‘Historie’ bovenin klikken. Daar verschijnt dan een lijst met de vorige opgeslagen controlepunten:

Werkbonnen aanmaken 

1. Klik in het linkermenu op ‘Inrichten bedrijf’. Vervolgens op het icoon ‘Klanten’ en selecteer de gewenste klant en ga naar het tabblad ‘Werkbonnen’.

2. Selecteer ‘Nieuwe werkbon aanmaken (snel)’ onderaan. 

3. In dit gedeelte kunt u snel de basis gegevens voor deze werkbon invullen, zoals het bezoektype, de geplande datum en de gewenste servicemedewerker. 

  Nieuwe bezoektypen:

Er kunnen nieuwe bezoektypen aangemaakt worden en deze kunnen later ook worden aangepast. Ga hiervoor naar ’Instellen systeem’ en klik op het icoontje ’Bezoektypen’.  

4. Kies de juiste datum voor de werkbon. Kies een datum in de huidige week. 

5. Klik op ‘Bewaren en sluiten’ om dit scherm te verlaten.

6. Alles is klaar om de Android of iOS app te gebruiken om een klant te bezoeken! (Hierover meer vanaf Stap 8.)

Klantaccount aanmaken 

1. Om de klant toegang te geven tot alle rapportage moet er een klantaccount aangemaakt worden. Ga naar ‘Inrichten bedrijf’ in het linker menu en ga vervolgens naar ‘Klanten’. Kies de klant die waar u een klantaccount voor wil     aanmaken. Klik vervolgens op het tabblad ‘Aanmeldgegevens klant’. 

2. Geef hier een Inlognaam en een Wachtwoord op, of laat het systeem via de knop ‘Verzenden’ een nieuw wachtwoord genereren. 

3. Vergeet niet ‘Actief’ aan te vinken. Kies ‘Bewaren’ en uw klant kan nu met deze gegevens inloggen op PestScan. Dit zullen we later behandelen.

De PestScan app

1. Haal de PestScan app op van de appstore door op ‘PestScan’ te zoeken of scan de QR-codes hieronder:

2. Volg de instructies op de smartphone op de app te installeren en open vervolgens de app. 

3. Klik op de vlag om de taal te wijzigen naar Nederlands.

4. Vul op het inlogscherm uw klantcode, gebruikersnaam en wachtwoord in dat u van PestScan heeft ontvangen:

1. In het Welkomstscherm, klikt u op ‘Sync’ nu worden alle werkbonnen binnengehaald en afgeronde werkbonnen verstuurd. 

2. klik op de ‘Werkbonnen’. Hier verschijnen alle werkbonnen die:

a. In de huidige week zijn gepland (zondag tot en met zaterdag)

b. Zijn toegewezen aan de servicemedewerker die de app gebruikt (dat bent u!).

2. Ook in de ‘Agenda’ (te vinden op het Welkom scherm) zijn de werkbonnen zichtbaar die voor de servicemedewerker gepland staan.

3. Om de plattegronden te bekijken moet de werkbon geopend worden. Klik op een werkbon om hem te openen. Klik daarna op de knop ‘Plattegronden’. Druk op de gewenste plattegrond. Het is ook mogelijk om hier een nieuwe plattegrond toe te voegen door rechts bovenin op ‘+Nieuw’ te drukken.  

4. Op de plattegrond kunt u:

a. Op het controlepunt klikken om de details te zien.

b. De controlepunten verplaatsen naar een nieuwe plaats. Ontgrendel daarvoor eerst de plattegrond door op de knop ‘Slot’ te drukken.

c. Verwijder controlepunt van de plattegrond door op ’Verwijderen’ te klikken.   

d. Wijzig een controlepunt met ‘Bewerken’.

e. Voeg een controlepunt toe dat nog niet op de plattegrond staat met ‘Nieuw’.

5. Klik daarna twee maal op ‘Terug’ om weer bij de werkbonnen te komen. (Als u iets wil opslaan, druk dan op bewaren en niet op de terug-knop!)

Controle uitvoeren 

1. Klik op de knop ‘Controlepunten’. Hier ziet u de lijst met alle controlepunten per categorie. Klik op een categorie om deze uit te klappen. 

2. Kies het eerste controlepunt. Hier kunt u het opnamepercentage van de lokstof aangeven. Klik op ‘Bewaren’ rechts bovenin wanneer u klaar bent. De knop van het controlepunt wordt grijs. Dit geeft aan dat u dit controlepunt heeft bezocht.  

3. Herhaal deze stap bij alle andere controlepunten. Voor een controlepunt waarbij u aantallen moet tellen zult u zien dat u snel een getal kunt invoeren voor het aantal van elk soort wat gevangen is door op + of –  te klikken. (figuur 3)

4. Ontdek ook de andere mogelijkheden zoals:

- Het toevoegen van ‘Extra observaties’

- De optie ‘Kan niet observeren’

- Het aangeven van ‘Materiaalverbruik’

- Een ‘Opmerking’ toevoegen voor de klant

5. Wanneer u klaar bent met alle controlepunten, klik dan op de ‘Terug’ knop (links bovenin) om terug te keren naar het ‘Werkbonnen’ scherm.

Het bezoek afronden

1. Wanneer u klaar bent met de bezoekronde, klik dan op de knop ‘Afronden’. (Wanneer u nog niet bij alle controlepunten geweest bent krijgt u een melding.) 

2. Hier kunt u een eventuele opmerking voor het kantoor of de klant ingeven en ook de ‘Gewerkte tijd’ opgeven. Opmerking: De werktijd wordt automatisch bij gehouden, maar als de reële werktijd anders is kan dit hier aangegeven worden.

3. Geef aan of er een ‘Factuur volgt’ moet komen. Hierdoor zal deze werkbon in het kantoor gedeelte van de applicatie aandacht vragen, zodat u er aan herinnerd wordt om een extra factuur te sturen. 

4. Geef aan of deze werkbon moet worden nagezien door dit onder ‘Nazien’ aan te geven. Dan wordt u in het kantoorgedeelte eraan herinnerd om de werkbon na te zien. 

5. U kunt ook nog een ‘Alarmstatus’ aangeven.

6. Nu kan uw klant hun naam invullen en een handtekening plaatsen. 

7. Klik op ‘Afronden’ (rechts bovenin) om de werkbon klaar te zetten voor synchronisatie met de webapplicatie (kantoorgedeelte). 

8. U bent terug gekomen in het hoofdmenu. 

Checken werk

We keren terug naar de webapplicatie om te zien hoe de data is binnen gekomen vanaf de smartphone of tablet.

1. Log in met uw gegevens en klik op de knop ‘Werkbonnen’ op het hoofdscherm:

2. De Werkbon die zojuist is verzonden staat in de lijst. Werkbonnen die (nog) moeten worden nagezien zijn rood gemarkeerd.

3. Aan het eind van de regel kunt u op de bewerkknop klikken om alle details te zien. De handtekening, de observaties en alle andere data zijn hier in te zien.

4. Klik op ‘Bewaren en akkoord’ wanneer u de order in orde heeft bevonden.

Een volgend bezoek aanmaken

U zult merken dat een volgend bezoek plannen een stuk makkelijker gaat. In de webapplicatie of op de smartphone of tablet kunt u een nieuwe werkbon aanmaken. Klik vervolgens in de app weer op ‘Synchroniseren’. Open de werkbon en begin met het invullen van de gegevens.

Meer hulp

U kunt meer handleidingen vinden via het menu Help in PestScan. De directe link daarheen is: 

https://logbook.pestscan.eu/PS_WEB/help/help.html

Voor grote, maar ook kleine vragen kunt u gerust contact met onze helpdesk opnemen via het e-mailadres:

support@pestscan.freshdesk.com

Demo omgeving

De Demo omgeving die u op het moment gebruikt heeft toegang tot alle functionaliteiten. Later kunt u zelf beslissen welke extra functies u wilt aanschaffen. In de standaard versie zijn alle basis functies aanwezig.
 Voor vragen over de extra functies kunt u contact met ons opnemen. 

Alle data die u nu in de test versie invoert worden overgezet in de licentie versie wanneer u klant wordt. Dus u hoeft niet opnieuw alles in te voeren. In het geval dat u toch met een schone versie wil beginnen kunnen wij alle data voor u wissen. 

Dank u!

Hartelijk dank dat u de tijd genomen heeft om PestScan door te lopen met ons! PestScan heeft nog veel meer mogelijkheden en functies. In deze QuickStart handleiding hebben we ons alleen gericht op de basisfunctionaliteiten. We hopen dat PestScan u bevalt.  

Als er iets niet duidelijk is of als u een vraag of opmerking heeft, neem dan contact met ons op. We willen graag helpen.

Heeft u feedback op deze handleiding? Wij horen het graag. Stuur de feedback naar support@pestscan.freshdesk.com