Contactpersonen

In PestScan kunt u contactpersonen voor uw klanten aanmaken. Hiermee kunt u gericht bepalen welke personen e-mails of meldingen ontvangen, zoals bezoekrapporten, updates over alarmstatussen, facturen of herinneringen aan openstaande aanbevelingen.

Contactpersonen kunnen algemeen voor een klant of specifiek voor een locatie worden aangemaakt.

Contactpersoon aanmaken

U kunt een contactpersoon op twee manieren aanmaken:

Op klantniveau

Selecteer eerst een klant en ga vervolgens naar het onderdeel ‘Contactpersonen’. Via de optie ‘Nieuw’ kunt u een nieuwe contactpersoon aanmaken.

Contactpersonen die op deze manier worden aangemaakt, zijn beschikbaar voor alle locaties van deze klant.

Op locatieniveau

Selecteer eerst een locatie. Onder ‘Adres’ kunt u via de optie ‘Contactpersoon aanmaken’ (onderaan het scherm) een nieuwe contactpersoon toevoegen.

U kunt een contactpersoon ook rechtstreeks binnen een locatie aanmaken onder ‘Profiel’ →  "Contactpersonen".

Deze contactpersoon wordt in eerste instantie alleen aan die locatie gekoppeld.

Instellingen voor meldingen

Al tijdens het aanmaken van een contactpersoon kunt u aangeven welke e-mails of meldingen deze persoon moet ontvangen.

U kunt u deze instellingen op elk gewenst moment aanpassen via het tabblad ‘Instellingen’ op locatie. Daar hebt u de volgende mogelijkheden:

Selecteren welke contactpersonen bezoekrapporten per e-mail ontvangen

Bepalen welke contactpersonen updates over de alarmstatus ontvangen

Ontvangers selecteren voor herinneringen aan openstaande aanbevelingen

Contactpersonen informeren over geplande afspraken of bezoeken

U stelt dit bij de klant in via ‘Contract → Notificaties’. Daar kunt u één of meerdere contactpersonen selecteren of, net als op andere plaatsen, direct nieuwe contactpersonen aanmaken.

Daarnaast kunt u aangeven of de notificatie per e-mail of per sms moet worden verzonden.

Onder ‘Klant → Contract → Facturatie’ kunt u één of meerdere contactpersonen aanwijzen als factuurontvanger.

Ook hier kunt u bestaande contactpersonen selecteren of nieuwe contactpersonen aanmaken.

Let op:

Als onder ‘Instellingen’ de optie ‘Gebruik adres van hoofdcontract’ is ingeschakeld, kunt u geen afzonderlijke contactpersonen selecteren. In dat geval worden de berichten uitsluitend naar het opgeslagen hoofdcontractadres verzonden.

Samengevat: wie ontvangt welke meldingen?

Bezoekrapporten

Instelling via ‘Locatie → Profiel → Instellingen’

→ Selecteer één of meerdere contactpersonen die bezoekrapporten per e-mail moeten ontvangen.

Melding over de volgende afspraak of het volgende bezoek (e-mail of sms)

Instelling via ‘Locatie → Contract → Notificaties’

→ Selecteer de contactpersonen en bepaal het verzendkanaal: e-mail of sms.

Updates over de alarmstatus

Instelling via ‘Locatie → Profiel → Instellingen’

→ Selecteer de contactpersonen die bij statuswijzigingen moeten worden geïnformeerd.

Herinneringen aan openstaande aanbevelingen

Instelling via ‘Locatie → Profiel → Instellingen’

→ Selecteer de contactpersonen die herinneringen moeten ontvangen.

Facturen

Instelling via ‘Locatie → Contract → Facturatie’

→ Selecteer één of meerdere contactpersonen als factuurontvanger.