PESTSCAN | GUIDE PRATIQUE DE PLANIFICATION

Organiser vos visites dans PestScan

Une méthode pour préparer les visites récurrentes, ajuster le planning et optimiser les tournées quotidiennes.

Préparer une nouvelle année de planning ne signifie pas devoir saisir chaque visite à la main. Avec les prestations récurrentes de PestScan, vous définissez la fréquence des interventions, puis vous générez les visites correspondantes. L'agenda vous donne ainsi une base que vous pouvez ajuster en fonction des rendez-vous clients et des disponibilités de votre équipe.

Nous vous proposons ici une méthode pour organiser ce travail au fil des semaines : examiner les visites à venir, ajuster les journées qui en ont besoin, puis optimiser les tournées quotidiennes. Vous pouvez commencer avec un groupe de clients que vous connaissez bien, avant d'appliquer cette méthode au reste de votre planning.

1. Partir de votre organisation actuelle

Appuyez-vous sur les tournées, les groupes de clients et les habitudes de travail qui fonctionnent déjà. Regrouper des sites proches géographiquement constitue souvent un bon point de départ, tout en tenant compte des rendez-vous fixes et des interventions qui nécessitent un technicien particulier.

Par exemple, vous intervenez peut-être habituellement dans le secteur nord le mardi et en centre-ville le jeudi. Cette répartition peut servir de base, avec des ajustements pour les clients dont la fréquence de visite ou les disponibilités sont différentes.

Il n'est pas nécessaire de fixer définitivement tous les rendez-vous de l'année en une seule fois. L'objectif est d'abord de rendre visible le travail à prévoir et de disposer d'une base pour l'organiser.

2. Générer les visites récurrentes

Pour une prestation régulière, comme un contrôle mensuel, vous n'avez pas besoin de créer manuellement un bon d'intervention pour chaque passage. Configurez la prestation et sa récurrence, puis générez les visites pour la période choisie. Vous pouvez examiner les dates proposées avant de valider la génération.

Vérifiez la fréquence, la période concernée, la durée prévue et le technicien affecté à chaque prestation. Ces informations constituent la base de votre planning.

La récurrence doit correspondre à ce qui a été convenu avec le client : une visite toutes les six semaines n'équivaut pas à six visites par an. De même, un rendez-vous à date fixe ne se traite pas comme une simple préférence de jour.

Lorsque plusieurs groupes de clients ont la même fréquence, vous pouvez décaler leurs semaines de départ, dans le respect des périodes convenues. Si toutes les prestations prévues toutes les six semaines commencent la même semaine, la charge risque de se concentrer à nouveau six semaines plus tard. Répartir les premiers passages peut aider à équilibrer l'ensemble. Vérifiez toujours les dates proposées et l'intervalle avec les visites précédentes.

Commencez avec un groupe limité et contrôlez le résultat. Avant de générer d'autres visites, vérifiez celles qui existent déjà pour les mêmes sites et la même période.

Plusieurs prestations sur un même site : vous pouvez éventuellement prévoir leurs visites le même jour, si les fréquences convenues le permettent. Les bons d'intervention générés pour des prestations distinctes restent toutefois séparés dans PestScan. Les placer à la même date ne les fusionne pas en un seul bon.

3. Examiner et ajuster la semaine à venir

Une fois les visites générées, l'agenda vous permet de repérer les journées chargées, les créneaux disponibles et les possibilités de regrouper des interventions proches.

Prévoyez un moment régulier pour faire ce point. Par exemple, vous pouvez examiner la semaine suivante chaque jeudi et regarder rapidement les semaines suivantes pour anticiper les périodes plus chargées. Faites ce contrôle plus tôt si vos clients doivent être prévenus longtemps à l'avance.

Pour une petite équipe, comparez les agendas des techniciens ensemble. Regardez le temps nécessaire, pas uniquement le nombre de visites : six contrôles courts peuvent prendre moins de temps que trois traitements importants.

Lors de ce point, posez-vous les questions suivantes :

• Chaque technicien est-il disponible, compte tenu des congés et des autres engagements ?
• La journée laisse-t-elle suffisamment de temps pour les interventions, les trajets et les pauses ?
• Quels rendez-vous sont fixes et quelles visites peuvent encore être déplacées ?
• Les sites proches sont-ils regroupés de façon cohérente ?
• Reste-t-il une marge pour les retards, les urgences ou les interventions plus longues que prévu ?

Lorsqu'une journée est trop chargée, conservez les rendez-vous fixes et cherchez les visites qui peuvent être déplacées. Imaginons que le mardi du technicien A soit complet, alors que le jeudi offre encore de la place :

Une fois la nouvelle date choisie, vous pouvez effectuer l'ajustement directement dans l'agenda. Si le glisser-déposer est activé, faites glisser la visite vers le jour ou l'horaire souhaité, puis vérifiez le rendez-vous. Le bon d'intervention existant est conservé : vous n'avez pas à le recréer. Si un autre technicien réalise la visite, modifiez également son affectation.

Contrôlez la charge de la journée modifiée, trajets compris, et convenez avec les clients de toute modification d'un rendez-vous déjà communiqué. Un rapide regard sur les semaines suivantes vous aidera aussi à anticiper les périodes chargées.

Une fois les visites réparties sur des journées réalisables, vous pouvez optimiser les tournées.

4. Optimiser la tournée de chaque journée

L'optimisation quotidienne des tournées vous aide à organiser les déplacements entre les visites d'une journée. Elle fournit une proposition à examiner et réduit le travail nécessaire pour déterminer vous-même l'ordre des passages. Des adresses correctes, des durées réalistes, les horaires de travail et les lieux de départ et d'arrivée des techniciens contribuent à obtenir un résultat utile.

Vérifiez les options disponibles dans votre module et la manière dont les rendez-vous fixes sont pris en compte. Examinez l'itinéraire et les horaires proposés avant d'enregistrer. Prévoyez également du temps pour le stationnement, l'accès aux locaux et les imprévus.

Fonctionnement actuel : l'optimisation s'effectue par journée. Elle ne répartit pas automatiquement les visites entre les différents jours de la semaine. Si une journée contient trop de travail, il faut revoir la répartition des visites en complément de l'itinéraire.

Après l'enregistrement, vérifiez que l'agenda du technicien correspond au planning prévu et que les éventuels changements ont été convenus avec les clients.

5. Améliorer progressivement la base du planning

Le point hebdomadaire permet de distinguer les imprévus des difficultés qui reviennent régulièrement. Si le même mardi est trop chargé toutes les six semaines, il peut être utile de revoir les récurrences ou les groupes de clients concernés.

Vérifiez à la fois les paramètres de récurrence et les bons d'intervention déjà générés. Une modification de la prestation ne doit pas être considérée comme une mise à jour automatique de tous les rendez-vous existants.

Au fil du temps, ces ajustements peuvent réduire les corrections répétitives. Continuez à examiner régulièrement le planning pour tenir compte des congés, des nouveaux clients et de l'évolution de la charge de travail.

Si vous avez besoin de davantage d'automatisation

Si votre organisation nécessite une planification automatique plus poussée, il peut être intéressant d'étudier un logiciel de planification externe. Une connexion API, c'est-à-dire une liaison permettant à deux logiciels d'échanger des données, pourrait permettre de le relier à PestScan.

Avant de retenir cette solution, il faut confirmer les opérations prises en charge par l'API PestScan, notamment la création des bons d'intervention et la gestion des changements de date ou de technicien. La connexion doit aussi permettre d'identifier les bons existants et d'éviter les doublons. La faisabilité est à étudier en fonction du logiciel choisi.

Pour commencer

Choisissez une semaine représentative et examinez-la avec votre équipe. Ajustez la répartition du travail, optimisez les tournées quotidiennes et notez les points qui demandent encore du temps.

Cet exemple vous permettra de voir comment les visites récurrentes, l'agenda et l'optimisation quotidienne se complètent dans votre activité. Vous pourrez ensuite appliquer cette méthode au reste de votre planning.