Automatisch bezoekrapporten versturen uit PestScan

Vanuit PestScan kunnen verschillende soorten e-mails aan klanten worden verzonden:

• Een bezoeknotificatie-e-mail, die een klant op de hoogte brengt van een bezoek. 
• Een bezoekrapport-e-mail, die het bezoekrapport bevat. 
• Een e-mail die de inhoud van een verstuurd bericht in de chatfunctie “Berichten” bevat. 
• Een e-mail die een factuur voor de klant bevat.  

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u bezoekrapporten vanuit PestScan kunt versturen. Om bezoekrapport-e-mails te verzenden, moet u de ‘Auto-e-mail’-functie van PestScan aanschaffen. Dat kunt u doen door een e-mail te sturen naar support@pestscan.freshdesk.com .

E-mail-instellingen voor bezoekrapporten instellen 

De eerste stap is het instellen van de e-mailinstellingen van de klant. Dat kunt u doen op locatieniveau onder het tabblad ‘Overig’:

Om bezoekrapport e-mails te verzenden vinkt u hier de ‘Bezoekrapport per e-mail aan de klant verzenden’ optie aan. In het vak ‘Verzendadressen’ kunt u de e-mailadressen noteren die e-mails dienen te ontvangen die over de locatie gaan. U kunt verschillende e-mailadressen toevoegen door middel van een punt komma (;): voorbeeld@pestscan.eu;test@pestscan.eu . 

Aanpassen van de e-mailfunctie

De bezoekrapport-e-mail en het bezoekrapport zelf zijn te personaliseren. Dit kunt u doen onder de algemene instellingen, die u rechtsboven kunt vinden in PestScan. Onder de tabbladen ‘E-mail’ en ‘Bezoekrapport’ kunt u de instellingen vinden. 

Onder het tabblad ‘E-mail’ kunt u de e-mail die het bezoekrapport bevat personaliseren. De e-mail bestaat uit verschillende onderdelen:

• Onderwerp: het onderwerp van de e-mail
• Naam bijlage: de naam of het pdf-document dat het rapport bevat
• Mailtekst: de tekst inhoud van de mail 
• BCC-adres: u kunt uw eigen e-mailadres toevoegen wanneer u een kopie van de verzonden e-mail wilt ontvangen. Op deze manier kunt u na gaan of de e-mails verzonden zijn. 

Let op: Het is belangrijk om gebruik te maken van plaatsvervangers in het onderwerp, de naam van de bijlage, en de mailtekst. Plaatsvervangers zorgen ervoor dat elke e-mail die u verstuurt vanuit PestScan uniek is, en niet in de spam-map van de klant belandt. 

U kunt de volgende plaatsvervangers gebruiken:

Titel (#TITLE#)

Klantnaam (#CUSTOMERNAME#)

Locatienaam (#LOCATIONNAME#)

Contactpersoon (#CONTACTPERSON#)

Bezoekdatum (#VISITDATE#)

Werkbonnummer (#ORDERNO#)

Werknemersnamen (#EMP_NAMES#)

U moet de plaatsvervangers precies overnemen, anders werken ze niet. Bijvoorbeeld: Beste #CUSTOMERNAME#, wij komen #VISITDATE# op bezoek. 

Bezoekrapporten worden direct verzonden na het verzenden/afronden van de Werkbon op de telefoon of tablet. Om te voorkomen dat het bezoekrapport direct wordt verstuurd, kunt u ‘bezoekrapport niet mailen als werkbon gemarkeerd is als ‘nazien’ aanvinken (zie afbeelding 2).

Wanneer de technicus de werkbon markeert als ‘nazien’, zal deze niet verzonden worden. U kunt later het bezoekrapport handmatig verzenden vanuit de kantoorapplicatie (zie hieronder), of instellen dat het bezoekrapport wordt verzonden als het nazien gereed is (en er op de nazien knop is gedrukt). 

Heeft u na het lezen van de handleiding nog vragen? Stuur dan gerust een e-mail naar ons support-e-mailadres, support@pestscan.freshdesk.com .