Dieses Handbuch erklärt, wie Sie Besuchsberichte von PestScan aus versenden können. Um Besuchsberichte per E-Mail zu versenden, müssen Sie die "Auto-E-Mail"-Funktion von PestScan erwerben. Sie können dies tun, indem Sie eine E-Mail an support@pestscan.freshdesk.com senden.

Hinweis:
In PestScan können Sie verschiedene Arten von E-Mails an Kunden senden.

        - Besuchsbenachrichtigung: Informiert den Kunden über einen Besuch

        - Besuchsbericht: Informationen über den Besuch

        - Chat Benachrichtigung: Inhalt einer gesendeten Nachricht in der Chat-Funktion Nachrichten

        - Rechnung

Aktivierung der automatischen E-Mail-Option 

Der erste Schritt besteht darin, die E-Mail-Einstellungen des Kunden einzurichten. Dies können Sie auf der Standortebene unter der Registerkarte Sonstige tun:

Abbildung 1 Sonstige Einstellungen beim Kunden

Um Besuchsberichte per E-Mail zu versenden, aktivieren Sie hier die Option Besuchsbericht per E-Mail an Kunden senden. In das Feld Zieladressen können Sie die E-Mail-Adressen eingeben, die E-Mails zu dem Standort erhalten sollen.

Sie können verschiedene E-Mail-Adressen mit einem Semikolon (;) hinzufügen.
Beispiel: example@pestscan.eu;test@pestscan.eu.

Anpassung der E-Mail-Funktion

Sie können die E-Mail für die Besuchsberichte und die Besuchsberichte selbst individuell anpassen. Sie finden diese Einstellungen unter den allgemeinen Einstellungen, wenn Sie auf das Zahnrad oben rechts klicken.

Auf der Registerkarte E-Mail können Sie die E-Mail, die den Besuchsbericht enthält, individuell gestalten.

Abbildung 2 Allgemeine Einstellungen - E-Mail

Die E-Mail besteht aus verschiedenen Teilen:

            Thema: Betreff der E-Mail

            Name des Anhangs: der Name oder das PDF-Dokument, das den Bericht enthält

            Mail-Text: Textinhalt der E-Mail

            BCC-Adresse: Sie können Ihre eigene E-Mail-Adresse hinzufügen, wenn Sie eine Kopie der gesendeten E-Mail erhalten             möchten. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob die E-Mails versandt worden sind.

Hinweis: Es ist wichtig, Platzhalter in der Betreffzeile, im Namen des Anhangs und im Mail-Text zu verwenden. Platzhalter stellen sicher, dass jede E-Mail, die Sie von PestScan senden, eindeutig ist und nicht im Spam-Ordner des Kunden landet.

Sie können die folgenden Platzhalter verwenden:

Titel (#TITLE#)
Kundenname (#CUSTOMERNAME#)
Name des Standorts (#LOCATIONNAME#)
Kontaktperson (#CONTACTPERSON#)
Besuchsdatum (#VISITDATE#)
Nummer des Arbeitsauftrags (#ORDERNO#)
 Namen der Mitarbeiter (#EMP_NAMES#)

Wichtig: Sie müssen die Platzhalter genauso verwenden, wie sie angegeben sind, sonst funktionieren sie nicht. Zum Beispiel: Sehr geehrter #CUSTOMERNAME#, wir werden Sie am #VISITDATE# besuchen.

Besuchsberichte werden sofort nach dem Senden/Erledigen des Arbeitsauftrags vom Telefon oder Tablet gesendet. Um zu verhindern, dass der Besuchsbericht sofort versendet wird, können Sie die Option Bericht nicht über Mail senden, wenn er als ‚Kontrollieren‘ markiert ist aktivieren.
Wenn der Techniker den Arbeitsauftrag als "zu überprüfen" markiert, wird er nicht gesendet.

Abbildung 3 Allgemeine Einstellungen - E-Mail

Sie können den Besuchsbericht später manuell von der Büroanwendung aus versenden (siehe Abbildung 4) oder so einstellen, dass er versendet wird, wenn die Überprüfung abgeschlossen ist (siehe Abbildung 3).

Abbildung 4 Besuchsberichte überprüfen und manuell versenden

Kundenservice

Sollten Sie noch Fragen haben, steht Ihnen unser engagierter Kundenservice zur Verfügung. Unser Support-Team ist bereit, Ihnen bei jeglichen Anliegen zu helfen und Lösungen anzubieten, um sicherzustellen, dass Sie problemlos arbeiten können. 

E-Mail an:                        support@pestscan.freshdesk.com

Rufen Sie uns an:            +49 6323 9350526 

Ihr Feedback ist uns sehr wichtig, da es uns dabei hilft, unsere Software kontinuierlich zu verbessern. Zögern Sie nicht, uns Ihre Anregungen, Vorschläge oder Rückmeldungen mitzuteilen. 

Vielen Dank, dass Sie sich für unsere Software entschieden haben. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Nutzung von PestScan und hoffen, dass es Ihre Erwartungen erfüllt.