Die Rechnungserstellung bietet Ihnen folgende Funktionen:

- Angaben aller Rechnungsdetails für jeden Kunden

- Erstellen von Rechnungsentwürfen für einen Kunden oder für alle Vertragskunden auf einmal, für einen Zeitraum Ihrer Wahl oder für einen einzelnen Arbeitsauftrag

- Vollenden von Rechnungen und Versand per E-Mail, oder Ausdrucken der Rechnung

- Erstellen von Rechnungen aus Arbeitsaufträgen

Bevor Sie mit der Rechnungsstellung richtig starten können, müssen Sie zunächst einige Basisdaten angeben. Außerdem sind einige allgemeine Einstellungen vorzunehmen.

Zuerst müssen Sie Ihre Unternehmensdaten angeben. Das ist notwendig, damit diese Angaben auf Ihren Rechnungen erscheinen.

Klicken Sie dazu oben rechts auf den Profil-Button. Im Dropdown-Menü wählen Sie Unsere Firma aus.

Tragen Sie alle Angaben vollständig und sorgfältig ein.

Abbildung 1 Unternehmensdaten

Um allgemeine Einstellungen für Ihre Rechnungen vorzunehmen, müssen Sie oben rechts auf das Zahnrad klicken. Oben in der Menüleiste wählen Sie dann Rechnungsstellung aus.

Zuerst können Sie eine Rechnungsvorlage auswählen und die Positionierung der Rechnungsadresse festlegen. Im Anschluss können Sie Einstellungen für die passende Währung, Mehrwertsteuer und Fälligkeitsfrist anpassen.

In den folgenden fünf Feldern können Sie den Standardtext ändern, der auf den Rechnungen erscheinen soll:

Kopfzeile der Rechnung

Die Angaben im oberen Bereich der Rechnung.

Freier Text

Zusätzlicher Text, der auf den Rechnungen erscheinen soll.

Rechnungszahlungsinformationen (Banküberweisung)

Kundeninformationen dazu, wie die Rechnung bezahlt werden kann.

Rechnungszahlungsinformationen (Bankeinzug):

Informationen für Kunden, die das Lastschriftverfahren nutzen, damit sie sehen können, dass der Betrag von ihrem Konto abgezogen wird.

Rechnungsfußzeile

Die Angaben am unteren Ende der Rechnung.

Hinweis: Den Standardtext finden Sie unter dem jeweiligen Textfeld.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie Rechnungen in mehr als einer Sprache versenden, empfehlen wir Ihnen, den Standardtext nicht zu ändern. PestScan zeigt die Rechnungen oder Benachrichtigungen für jeden Ihrer Kunden in deren eigener Sprache an. Wenn Sie hier eigene Angaben machen, wir der Text nicht mehr automatisch übersetzt.

Um Ihren Kunden Rechnungen schicken zu können, müssen Sie zunächst deren Daten eingeben.

Wählen Sie dazu unter Kunden einen Kunden aus. Falls Ihr Kunde mehrere Standorte hat, müssen Sie auch noch den gewünschten Standort auswählen.

Klicken Sie nun oben in der Menüleiste auf Vertrag. Zuerst geben Sie allgemeine Informationen zum Vertrag ein.

Abbildung 2 allgemeine Vertragsdaten

Danach klicken Sie oben in der unteren Menüleiste auf Rechnungsstellung. Hier können Sie die für die Rechnungserstellung relevanten Daten eingeben.

Abbildung 3 Daten für die Rechnungsstellung

Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt und auf Speichern geklickt haben, werden Ihre Daten überprüft. Ein grünes Häkchen erscheint, wenn Ihre Daten für die Rechnungserstellung genutzt werden können. Wenn ein rotes Kreuz erscheint, fehlt etwas.

Standardmäßig ist für jeden Kunden die gleiche Sprache wie für Sie eingestellt. Soll Ihr Kunde jedoch Rechnungen in einer anderen Sprache erhalten, können Sie diese Einstellung ändern.

Wählen Sie einen Kunden aus. Klicken Sie oben in der Menüleiste auf Einstellungen.

Unter Sprache können Sie die jeweilige Sprache auswählen.

Bitte beachten Sie:
Es sind nur Sprachen auswählbar, die von PestScan unterstützt werden. Von diesen unterstützten Sprachen werden Ihnen nur jene Sprachen angeboten, die Sie käuflich erworben haben. Bitte kontaktieren Sie uns, um weitere Sprachen zu bestellen.
Nicht alle Sprachen wurden von Muttersprachlern validiert. Validierte Sprachen sind: EN-Englisch, BG-Bulgarisch, CS-Tschechisch, DE-Deutsch, ES-Spanisch, FI-Finnisch, FR-Französisch, NL-Niederländisch, NO-Norwegisch, PL-Polnisch, SI-Slowenisch, SR-Serbo-Kroatisch (Lateinisches Alphabet), TR-Türkisch. Wenn eine von Ihnen benötigte Sprache fehlt, können Sie gern mit PestScan zusammenarbeiten, um diese Sprache hinzuzufügen.

Um eine Liste mit Rechnungsentwürfen zu erstellen, klicken Sie unter Finanzieren Firma (linke Menü) auf Rechnungen erstellen.

Abbildung 4 Finanzieren Firma - Rechnungen erstellen

Abbildung 5 Details eingeben zur Generierung der Rechnungen

Sie können nun Rechnungsentwürfe für den Zeitraum erstellen, den Sie hier angeben.

PestScan wendet diese Angabe nun auf alle Kunden an.

Wichtig: Die Rechnungsdaten müssen unter Vertrag Rechnungsstellung vollständig ausgefüllt sein. Außerdem sollte In automatische Rechnungserstellung einbeziehen aktiviert sein.

Für jeden Kunden werden, je nach Einstellung, eine oder mehrere Rechnungen erstellt. Wenn einem Kunden monatlich eine Rechnung ausgestellt werden soll, wird zu Beginn jeder Periode für jeden Monat eine Rechnung erstellt.

Wird dem Kunden erstmalig eine Rechnung gestellt, ist sein Name grün dargestellt.

Der Zeitraum, für den die Rechnung erstellt wird, ist: vom ersten Tag bis zum letzten Tag des gewählten Zeitraums.

Beachten Sie dabei diese Regeln:

• Wenn Sie die letzten Rechnungen im April erstellt haben, werden drei Rechnungen erstellt: für Mai, Juni und Juli.
• Wenn Sie die letzten Rechnungen im Januar erstellt haben, werden sechs Rechnungen erstellt: für Februar, März, April, Mai, Juni und Juli.
• Wenn das Enddatum des Vertrags der 30. Juni ist, wird für Juli keine Rechnung erstellt.
• Wenn das Startdatum des Vertrags der 1. Juli ist, wird nur eine Rechnung erstellt (für Juli).
• Bis hier gingen wir davon aus, dass dem Kunden zu Beginn jedes Zeitraums (Monats) eine Rechnung gestellt wird. Wenn der Kunde jedoch so eingerichtet wird, dass ihm am Ende jedes Zeitraums eine Rechnung gestellt wird, wird eine Rechnung für Juli erstellt, wenn das „Datum bis“ der 31. Juli ist. Aber wenn das „Datum bis“ der 30. Juli ist, wird die Rechnung nicht jetzt (sondern beim nächsten Mal) erstellt.

• Wenn Sie einem bestimmten Kunden erstmalig eine Rechnung erstellen, werden keine Rechnungen für alle Zeiträume seit dem Datum des Vertragsbeginns erstellt. Stattdessen wird nur eine Rechnung für das letzte Intervall erstellt.
• Wenn dem Kunden Mitte des Monats eine Rechnung gestellt werden soll und „Datum bis“ der 13. ist, wird die Rechnung nicht erstellt. Die Rechnung wird nur erstellt, wenn das „Datum bis“ der 15. oder später ist (außer im Februar, da ist es der 14.).
• Wenn das Startdatum des Vertrags später liegt als das Startdatum oder Enddatum der Rechnung, wird die Rechnung nicht erstellt.
• Beginnt der Vertrag in der Hälfte des Zeitraums der Rechnungserstellung, werden die Gesamtbeträge an die jeweilige Anzahl von Tagen angepasst.
• Das Gleiche gilt in umgekehrter Reihenfolge für das Enddatum des Vertrags.

Bearbeiten der Rechnungszeile

Die Hauptrechnungszeile können Sie bearbeiten, indem Sie auf das jeweilige Feld klicken.

Klicken Sie recht auf das Symbol mit den 3 Strichen, um Rechnungszeilen hinzuzufügen bzw. zu bearbeiten.

Hinweis: Wenn Sie den Betrag oder den Mehrwertsteuersatz ändern, werden die Summen auf dem Bildschirm nicht neu berechnet. Wir versichern Ihnen, dass die Summen in der Rechnung korrekt sind.

Generieren

Wenn Sie mit den Änderungen an Rechnungsentwürfen fertig sind, achten Sie darauf, dass das Kontrollkästchen in der Spalte Generieren aktiviert ist. Sie können auch alle Zeilen auf einmal auswählen, indem Sie das Kontrollkästchen Alles markieren unter der Liste aktivieren.

Klicken Sie nun auf Rechnung erstellen.

Hinweis: Wenn Ihre Eingaben Fehler aufweisen, werden alle fehlerhaften Felder mit roten Rahmen markiert. Beheben Sie die Fehler und versuchen Sie es erneut.

Alle ausgewählten Rechnungsentwürfe werden nun generiert. Diese generierten Rechnungsentwürfe werden allerdings nicht direkt an den Kunden verschickt. Sie können noch immer Änderungen vornehmen und es muss noch eine Rechnungsnummer vergeben werden.

Sie werden automatisch zur Rechnungshistorie weitergeleitet.

Sie können rechts unter Ansehen/Bearbeiten auf das Bearbeiten-Symbol klicken, um Änderungen vorzunehmen.

Abbildung 6 Rechnung bearbeiten und abschließen

Wenn Sie alle Rechnungszeilen und Angaben nochmals überprüft haben, können Sie bei Abschließen ein Häkchen setzen. Klicken Sie nun auf Speichern, damit die Rechnung fertig gestellt wird.

Hinweis: Beim Ausdrucken oder Versenden von nicht-endgültige Rechnungen werden diese automatisch als abgeschlossen gekennzeichnet.

Die Rechnung kann nicht mehr bearbeitet werden und kann nun zum Kunden geschickt werden.

Wenn Sie weitere Rechnungen erstellt haben, werden diese in einer Liste auf derselben Seite wie die soeben erstellten Rechnungen angezeigt. Mithilfe der Filter oben in der Liste können Sie auswählen, welche Rechnungen angezeigt werden sollen, beispielsweise nach Versanddatum oder Zahlungsstatus.

Ein Datum erscheint unter Abgedruckt/Gesendet, wenn Sie die Rechnung ausgedruckt oder versendet haben. Außerdem erscheint die automatisch generierte Rechnungsnummer in dem Feld Rechnungsnummer.

Sie können auf das Kreuz in der Spalte Bezahlt klicken, um zu dokumentieren, dass die Rechnung bezahlt wurde. Tragen Sie dazu das genaue Datum in die dafür vorgesehene Spalte ein, setzen Sie das Häkchen bei Bezahlt und drücken Sie unten auf Speichern.

Abbildung 7 Rechnung als bezahlt markieren

Es besteht auch die Option, alle Rechnungen mit einem Klick zu versenden. Dies ist mit Hilfe von Batch-Aktionen möglich. Mit der Option Alles markieren können Sie alle angezeigten Rechnungen auswählen. Durch Klicken auf Senden über E-Mail werden alle markierten Rechnungen verschickt.

Abbildung 8 Batch-Aktionen

Unter der Liste finden Sie eine Schaltfläche zum Exportieren der aktuellen Auswahl.
 Sie können zwischen einer CSV-Datei, einer Excel-Tabelle, einem PDF oder PayPal wählen.

Abbildung 9 Rechnungsliste exportieren

Nach dem Exportieren können Sie unten auf Als exportiert festlegen klicken und oben filtern, ob Ihnen nur die bereits exportierten Rechnungen bzw. die noch nicht exportieren Rechnungen angezeigt werden.

Sie können Rechnungen aus Arbeitsaufträgen erstellen, indem Sie bei dem Kunden unter Arbeitsaufträge oder im linken Menü unter Arbeitsaufträge prüfen auf das Bearbeiten-Symbol klicken.

Wenn der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, können Sie auf Rechnung erstellen klicken.

Abbildung 10 Rechnung aus einem Arbeitsauftrag erstellen

Sie werden dazu auf die Seite Rechnungshistorie weitergeleitet. Im Kopf der Rechnung können diese Felder geändert werden:

                - Rechnungsdatum

                - Fälligkeitsfrist

                - Zustellungsmethode

Diese und andere Details wurden mit den Daten eingestellt, die Sie auf der Seite mit den Vertragsdaten des Kunden eingegeben haben. Die Rechnungsnummer wird automatisch generiert.

Hinweis: Wenn die Vertragsdaten nicht vollständig sind, erhalten Sie eine Warnung. Sie können die Rechnung dann noch nicht erstellen.

Sie können beliebig viele Rechnungszeilen hinzufügen.

Bitte beachten Sie: Die Summen werden (noch) nicht automatisch neu berechnet. Sie können die Summe neu berechnen, indem Sie auf Nachberechnen klicken, dies ist aber nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie die Rechnung danach erstellen, sind die Summen korrekt berechnet.

Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie damit fertig sind.

Ein Symbol im jeweiligen Arbeitsauftrag verdeutlicht, dass eine Rechnung erstellt wurde.

Kundenservice

Sollten Sie noch Fragen haben, steht Ihnen unser engagierter Kundenservice zur Verfügung. Unser Support-Team ist bereit, Ihnen bei jeglichen Anliegen zu helfen und Lösungen anzubieten, um sicherzustellen, dass Sie problemlos arbeiten können. 

E-Mail an:                        support@pestscan.freshdesk.com

Rufen Sie uns an:            +49 6323 9350526 

Ihr Feedback ist uns sehr wichtig, da es uns dabei hilft, unsere Software kontinuierlich zu verbessern. Zögern Sie nicht, uns Ihre Anregungen, Vorschläge oder Rückmeldungen mitzuteilen. 

Vielen Dank, dass Sie sich für unsere Software entschieden haben. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Nutzung von PestScan und hoffen, dass es Ihre Erwartungen erfüllt.