Facturatiemodule

Met de facturatiemodule van PestScan, kunt u het volgende doen:

• Het invoeren van de factuurgegevens voor een klant
• Het maken van conceptfacturen voor één klant of alle contractklanten tegelijk, voor een door u gekozen periode of voor een enkele opdracht
• Het verzenden via e-mail of afdrukken van facturen
• Het genereren van facturen vanuit werkbonnen
• Het combineren van facturen tot één verzamelfactuur

Controleren bedrijfsgegevens

Voordat u kunt beginnen met factureren, controleert u of uw bedrijfsgegevens volledig zijn ingevuld. Klik daarvoor rechtsboven op het profielicoon en selecteer "Ons Bedrijf".

Zorg ervoor dat alle gegevens zijn ingevuld en klik op 'Bewaren'.

Algemene instellingen

Vervolgens past u de algemene instellingen aan. Klik rechtsboven op het tandwielpictogram en selecteer "Facturatie" in de menubalk.

Wanneer u geen boekhoudsoftware gebruikt, kunt u dat onderdeel negeren.

U kunt eerst een factuursjabloon kiezen of deze op de standaardwaarde laten staan. Vervolgens kunt u instellingen aanpassen voor de juiste valuta, betaaltermijn, btw en indien nodig de automatische incasso.

In de volgende velden kunt u de standaard-tekst wijzigen die op de facturen moet verschijnen (U vindt de standaard-tekst onder het betreffende tekst-veld):

• Factuurnummer - Voorvoegsel: hier kunt u bijvoorbeeld het huidige jaartal invullen
• Factuur koptekst: de gegevens bovenaan de factuur
• Vrije tekst: ruimte voor extra tekst op de facturen
• Factuur betaalinfo (overboeking of incasso): informatie over de wijze van betaling 
• Factuur-voettekst: de gegevens onderaan de factuur

Let op: Als u facturen in meer dan één taal verstuurt, raden we u aan de standaard-tekst niet te wijzigen. PestScan toont de facturen of meldingen voor elke klant in hun eigen taal. Als u hier uw eigen gegevens invoert, wordt de tekst niet meer automatisch vertaald.

Invoeren factuurgegevens klant 

Voordat u facturen naar een klant kunt sturen, voert u eerst zijn gegevens in. Selecteer een klant en klik vervolgens op 'Contract' en daarna op 'Algemeen' om de relevante gegevens in te voeren. Als uw klant meerdere locaties heeft, kiest u de gewenste locatie.

Vergeet niet op 'Alles bewaren' te klikken.

Hierna gaat u naar het tabblad 'Facturatie' en vult u de gegevens in.

Zodra u alle velden hebt ingevuld en op 'Alles bewaren' hebt geklikt, worden uw gegevens gecontroleerd. Er verschijnt rechtsboven een vinkje als alles in orde is voor facturatie. Als er een uitroepteken verschijnt, ontbreekt er nog informatie.

Instellen van de taal

Standaard is voor elke klant dezelfde taal als voor u ingesteld. Als uw klant echter facturen in een andere taal wil ontvangen, kunt u deze instelling wijzigen. Selecteer een klant en klik vervolgens op 'Instellingen' in de menubalk. Onder 'Taal' kunt u de gewenste taal selecteren.

Automatisch facturen genereren en aanmaken

Om een lijst met conceptfacturen te genereren, klikt u op 'Genereren facturen' onder 'Financieren Bedrijf' in het menu. 

U kunt nu conceptfacturen genereren voor alle klanten of een specifieke klant uit de opgegeven periode. 

Belangrijk: De factuurgegevens moeten volledig zijn ingevuld onder 'Contract -> Facturatie' en 'Meenemen van automatisch genereren facturen' moet daar zijn ingeschakeld.

Voor elke klant worden, afhankelijk van de instelling, één of meerdere conceptfacturen gegenereerd. Als een klant maandelijks een factuur moet ontvangen, wordt aan het begin van elke periode een factuur gegenereerd voor elke maand.

Als een klant voor het eerst een factuur ontvangt, wordt zijn naam groen weergegeven. De periode waarvoor de factuur wordt gegenereerd, loopt van de eerste dag tot de laatste dag van de gekozen periode.

U kunt hier nog gegevens wijzigen. Wanneer dit gebeurt bij het  bedrag of het btw-tarief, worden de totalen op het scherm niet herberekend. De totalen op de factuur zelf zijn wel correct. 

Er worden maximaal 300 conceptfacturen weergegeven. Dit komt doordat de browser mogelijk niet goed werkt bij een groter aantal. Nadat u de eerste set van 300 facturen hebt verwerkt, kunt u opnieuw op 'Ok!' klikken om de volgende set te laden.

Wanneer u klaar bent met het bewerken van conceptfacturen, zorg er dan voor dat het selectievakje in de kolom 'Genereren' helemaal rechts is ingeschakeld. U kunt ook alle regels tegelijk selecteren door het vakje 'Alles selecteren' onderaan de lijst in te schakelen.

Klik vervolgens op 'Genereren facturen'.

Opmerking: Als er fouten in uw invoer zitten, worden alle foutieve velden met rode randen gemarkeerd. Corrigeer de fouten en probeer het opnieuw.

Alle geselecteerde conceptfacturen worden nu gegenereerd en u krijgt de volgende melding op het scherm:

Let op: Ondanks deze melding worden de conceptfacturen nog niet naar de klant gestuurd. U kunt nog steeds wijzigingen aanbrengen en er moet nog een factuurnummer worden toegekend.

U wordt nu doorgestuurd naar de factuurhistorie.

U kunt rechts onder 'Bekijken/Bewerken' op het bewerkingspictogram klikken om eventuele wijzigingen aan te brengen.

Als u alle factuurregels en gegevens nogmaals hebt gecontroleerd, kunt u een vinkje plaatsen bij 'Definitief maken'. Klik vervolgens op 'Bewaren' om de factuur af te ronden.

Opmerking: Als u niet-definitieve facturen afdrukt of verzendt, worden deze automatisch als afgerond gemarkeerd.

De factuur kan niet meer worden bewerkt en kan nu naar de klant worden gestuurd door op het envelopje onder Verzenden/Afdrukken te klikken.

Als u meer facturen hebt gegenereerd, worden deze weergegeven in een lijst op dezelfde pagina als de zojuist gegenereerde facturen. Met behulp van de filters bovenaan de lijst kunt u selecteren welke facturen u wilt weergeven, bijvoorbeeld op basis van verzenddatum of betaalstatus.

Er verschijnt een datum onder 'Afgedrukt/Verzonden' wanneer u de factuur hebt afgedrukt of verzonden. Ook verschijnt het automatisch gegenereerde factuurnummer in het veld 'Factuurnummer'.

U kunt op het kruisje in de kolom 'Betaald' klikken om aan te geven dat de factuur is betaald. Voer de exacte datum in het daarvoor bestemde vak in, vink 'Betaald' aan en klik op 'Bewaren'.

Het is ook mogelijk op een zogenaamde "batch actie" uit te voeren. U kunt dan meerdere facturen selecteren en een bepaalde actie in één keer uitvoeren.

Onderaan de lijst vindt u een knop om de huidige selectie te exporteren. U kunt kiezen tussen een CSV-bestand, een Excel-bestand, een PDF of PayPal.

Facturen maken van werkbonnen

U kunt ook rechtstreeks facturen genereren vanuit afgeronde werkbonnen.

Als de werkbon is voltooid, klikt u op 'Factuur maken'.

 U vult de benodigde gegevens in en wanneer u op 'bewaren' klikt, komt u bij de factuurhistorie, zoals eerder beschreven.