De vernieuwde planningsmodule

Er is een vernieuwde versie van de planningsmodule beschikbaar. Met de nieuwe planningsmodule is het makkelijker om verschillende diensten/contracten door elkaar heen te plannen. Daarnaast is het ook makkelijker geworden om bezoeken te herhalen op de dagen die u in gedachten heeft. Verder geeft de nieuwe planningsmodule tijdens het plannen meer overzicht, en kunnen verschillende diensten van verschillende locaties tegelijkertijd worden ingepland. 

Zoals u waarschijnlijk al weet heeft PestScan betreft contracten de volgende structuur. Je kan een klant aanmaken. Onder de klant kunnen er vervolgens meerdere locaties aangemaakt worden. Onder de locatie kunnen bezoeken aangemaakt worden voor die locatie. Het plannen van bezoeken wordt daarom ook op locatieniveau gedaan. 

Als u een locatie opent, dan ziet u verschillende tabbladen. Om te plannen met de nieuwe planningsmodule, klikt u op het tabblad ‘Contract’. (En niet op ‘Planning’, want daar plant u met de oude planningsmodule.) Onder ‘Contract’ ziet u meerdere tabbladen. 

Onder ‘Diensten’ kunt u diensten aanmaken. Voorbeelden van diensten zijn de maandelijkse controle van de controlepunten, de halfjaarlijkse inspectie van de vliegenlampen. 

(Door te klikken kunt u de details van de afbeelding bekijken)

Als u een dienst wil aanmaken, dan klikt u op ‘Nieuwe dienst toevoegen’. Vervolgens kunt u de dienst een naam geven in het veld ‘Koptekst’. Vervolgens kunt u een routecode invoeren. Een routecode wordt gebruikt om bezoeken van verschillende klanten die dicht bij elkaar liggen te kunnen groeperen tijdens het plannen. Hierover straks meer. Verder kunt u de rest van de gegevens invoeren, zoals u dat doet voor een werkbon. 

Onder het kopje ‘herhalingen’ kunt u aangeven hoe vaak de dienst herhaald moet worden. Anders gezegd, hoe vaak een werkbon van dit type herhaald moet worden. U kunt de herhaling een naam geven, en vervolgens selecteren wat de frequentie van de herhaling is. (wekelijks, maandelijks, etc.)

Als u ‘Dagelijks’ selecteert, dan kunt u vervolgens aangeven hoeveel dagen er tussen twee opeenvolgende bezoeken zit. 

Als u ‘Wekelijks’ selecteert, dan kunt u aangeven hoeveel weken er tussen twee opeenvolgende bezoeken zit, en kunt u aangeven op welke dag van de week er gepland moet worden. 

Als u ‘Maandelijks’ selecteert, dan kunt u kiezen om de plannen op een N-de dag van de maand (bijvoorbeeld de 14e), of een bepaalde dag van de maand (1e maandag van de maand). 

Verder kunt u als u ‘Datums’ selecteert, ook ervoor kiezen op specifieke datums te plannen. 

Het is verder ook mogelijk om meerdere herhalingen voor een dienst aan te maken. Als laatste kunt u op dezelfde manier ook ‘Jaarlijks’ selecteren en een jaarlijkse herhaling aanmaken. 

U kunt nu een tweede dienst aanmaken, of op de ‘Alles bewaren’ knop drukken, onderaan, om alle gegevens op te slaan. 

Om de bezoeken in te plannen, gaat u naar het tabblad ‘Plannen werk’ dat aan de linkerkant van uw scherm te vinden is. Vervolgens klikt u op het icoon ‘Creëren planning’. Hier kunt u een planningset aanmaken, door linksboven in op de knop ‘nieuw’ te drukken. 

Links, onder ‘filter’ kunt u zoeken op een klant, locatie of op routecode, en de diensten ophalen die u heeft aangemaakt. Door diensten van locaties die dicht bij elkaar liggen dezelfde routecode te geven, kunt u dus de diensten van deze locaties in één keer ophalen. Om diensten aan de planningset toe te voegen, klikt u op de diensten, en vervolgens op de groene knop ‘Toevoegen’. Klik vervolgens op ‘Bewaren & Volgende’.

U ziet nu precies de locatie en de diensten van de locatie. De bolletjes zijn de voorgestelde bezoekdatums. Als een bezoekdatum niet uitkomt, dan kunt u het bolletje verschuiven naar een alternatieve datum. 

Verder kunt u aangeven tussen welke datums er gepland moet worden, en of de werkbonnen de status ‘gepland’  (zichtbaar voor klant en technicus) of ‘te plannen’ (moet nog definitief ingepland worden) krijgen. 

Als alles goed staat, dan kan er op ‘genereren’ gedrukt worden. De werkbonnen staan nu onder het tabblad ‘werkbonnen’ van de locaties. 

Verder kunt u onder ‘Instellingen’   onder het tabblad ‘Agenda’ speciale instellingen vinden die over de nieuwe planningsmodule gaan. U kunt uw weekend definiëren, en bepalen waar de bezoeken die in het weekend vallen heen moeten worden verplaatst. Daarnaast kunt u ook feestdagen definiëren, en de bezoeken doorschuiven naar een andere dag. 

 Heeft u nog een vraag over het plannen, of loopt u even vast? Aarzel dan niet om uw vraag te e-mailen naar ons support-e-mailadres, support@pestscan.freshdesk.com